Por disposiciones legales, toda entidad de Gestión Colectiva debe ser una organización sin fines de lucro, con personería jurídica otorgada por el Ministerio de Gobierno.  Una vez obtenida la personería jurídica y pasado los trámites de Registro, la entidad debe solicitar su Licencia de Operaciones ante la Dirección General de Derecho de Autor del Ministerio de Comercio e Industrias (antes esta dependencia pertenecía al MEDUCA).

Entre los requisitos que pide la DGDA, está la prueba de que la entidad cuenta con el aval de una federación o confederación de titulares, reconocida por la OMPI (Organización Mundial de Propiedad Intelectual) y que por ende la SGC representará a titulares internacionales a fin de dar cumplimiento al Principio de Trato Nacional, previsto en los Convenios y Tratados Internacionales, relativas a la Propiedad Intelectual, suscritos por la República de Panamá.

En el caso de PRODUCE, ella cuenta con el aval (ahora miembro) de la Federación Internacional de la Industria Discográfica (IFPI) cuya sede está en Europa (Londres) y Oficina Regional para América Latina en Miami -USA.

Por esa razón, una SGC debe ser una organización civil sin fines de lucro, pero no toda organización sin fines de lucro puede ser una SGC (Sociedad de Gestión Colectiva), pues requiere de la Licencia del Estado para ser elevada a esa categoría especial de SGC.

En el caso de las casas disqueras los derechos de remuneración sobre la comunicación pública de fonogramas están bajo el Sistema de Gestión Colectiva Obligatoria (ver Ley 64 de 2012), estando PRODUCE obligada a representar a todo productor sin distinción de género musical.

Desde enero del año 2007 PRODUCE cuenta con la Autorización estatal para ejercer la Gestión Colectiva en la República de Panamá, a favor de personas naturales o jurídicas dedicadas a la producción discográfica.